使用手册

（根据安克强教授英文版翻译而成，有删改）

蒋杰， 华东师大 － ENS de Lyon - IAO 博士生

该使用手册正处于不断发展完善阶段，在使用由 Jean-Pierre Dedieu教授所创建和开发 ACTOZ系统的过程中，该手册将不断得到修正和补充。

ACTOZ系统是一种基于Filemaker软件开发的专门服务于历史研究的数据库。它所具有的强大功能可以帮助我们处理、储存和分析任何类型的历史资料和数据。但对于它的使用必须建立在以下基础上：1、遵循历史学处理资料的严谨方法；2、对于需要处理的资料相当了解；3、在将原始资料转化为有意义的历史信息时严格遵守ACTOZ系统的规范。

ACTOZ是一个强大的工具。它所存储的数据越多，潜力就越大。它的一个主要功能是在不同的数据集合之间建立联系。这是一些仅仅依靠人脑无法处理的，来自当事人（包括个人或集体，例如公司、企业）、事件、对象（例如出版物、财产等）的数据集合。通过建立一个延伸性的关系网络——网络中没有固定点，观察视角可以从一个当事人转向另一个当事人，也可以从一个事件转向一个当事人或他们的产品等等。——由此，历史学家可以在历史事件之间建构联系并强化他们对历史过程和当事人参与其中的历史结构的掌握。

越多的学者为 ACTOZ提供资源，就有越多的学者从中受益。集体协作是ACTOZ系统的核心原则。参与其中的每个人都可以一边自由地从事自己的研究，一边就某一共同主题向 ACTOZ 系统中输入数据，作为回报他们可以利用该数据库中其他学者输入的数据。由于这一数据库所存储的仅仅是历史数据的集合而不是观点或概念，所以没有人会因为向 ACTOZ中输入数据而遭受损失。因为历史数据只有被特定的学者用特定的视角呈现出来才有意义。

相反，与单干的学者相比，参与ACTOZ计划的学者可以获得更多的历史数据，因为其他参与者添加的信息可能适用于他本人的研究。这些信息可能是某人的生日、某两个人之间的关系或者某人与某个企业的关系等等。一旦数据输入ACTOZ当中，每个参与者都可以自由使用而不用再去花功夫查找类似的数据。所有历史资料中的零散信息和孤立的记录（例如历史学家的笔记、卡片、电脑等）可以被整合在一起形成一个关于某一特定主题的知识库。

就我们的计划而言，基于ACTOZ系统的集体协作目的在于建构一个新颖的、无可匹敌的关于19至20世纪上海历史的知识库。它将构成一个永久性的数据源，由此我们可以进行项目研究、撰写论文、建立参考文献或上海历史大事记。

ACTOZ是一个以协作方式处理历史数据的整合系统，它可以处理：

• 从任何历史资料中获得的文字数据；
• 关于个人、生平或人际关系之间的时间数据 （例如：某人生于某天；某人卒于某日；谁和谁在某日结婚等）；
• 族谱数据；
• 背景性数据，尤其是一些对于理解文献、个人经历所必须的数据；
• 来自一手或二手文献的，有助于学者整理参考文献的历史资料和文献的时间数据；
• 与当事人（Actor）有关的对象（object）数据；
• 有助于理解信息的辅助性数据，例如地图、已经数字化的档案目录查询帮助等；
• 在其它系统中已经数字化的历史数据；

在ACTOZ中任何一条信息都被独立地储存在一个独立的，我们可以称之为子系统的文件之中。无论在子系统之内还是之外，每个文件都与其它文件相连，所以用户可以方便地进入和阅读与某文件相连的其它文件。

为便于处理信息，ACTOZ为各种关联文件提供了一个组织完善的结构。为了满足历史研究的需要的，它还提供了一个显示数据的多窗口界面。同时，为了便于处理数据，点击窗口中的彩色按键，可以启动某些为历史研究所设计的程序，而无需进行人工处理。

这一系统只是一个单纯的数据库。它的功能仅限于检验、存储和检索相关历史数据。至于数据分析，用户可根据自己的需要选择其他相应软件。存储在ACTOZ中的数据可根据需要，以不同格式输出。

Actions Main是输入信息单元的主要栏位——在ACTOZ的语汇学中——Action的是一切关于当事人或当事集体生命轨迹的重大事件。例如，人的生与死，企业的创建与倒闭等。这些事件还可能是当事人或当事集体已经消亡以后发生的事件（如出版、获奖和继承等。） 在ACTOZ数据库中，无论你在哪个界面或窗口，都会发现一个红色的按键“Actions Main”，点击它可以将你带回Actions Main的主对话窗口。 在Actions Main的界面中，有各种由不同颜色构成的按键组。选择不同的按键可以使你前往关于当事人的某个数据集合。

页面顶端的菜单栏包括四组由不同颜色按键组成的按键组，每个按键的功能，都显示在它的按键名称上。

1. 当事人（绿色）：这组按键主要与当事人的数据相关（个人、集体、文化产品等）；
2. 资料（橙色）：这组按键与档案资料（ Source ar.）和文献资料（Source I° and Source II°）相关；但也包括启动一些特殊功能和进入子系统的按键，如进入族谱系统（ genealogy）、地理信息系统（geography）、投票系统（ballots）、列表系统（array ）等；最后，你还会发现一些与其它项目相关的资料的按键，如NavigoCorpus、Cataom、 characters等。
3. 处理（薰衣草色）：这是一个提供一系列附属功能的按键组，主要帮助高级用户处理、再处理和补充数据。例如，“Cd age”键可以根据事件发生的年代显示出当事人的年龄。
4. 背景（紫色）：两个按键可以帮助用户按照编年或者事件簿的形式来整理与当事人有关的事件。

每一页都有一个绿色的帮助按键，点击它会出现一个显示帮助的对话框。关于按键功能的进一步说明可参看以下主界面按键功能说明或ACTOZ按键使用说明。

• Nw Query = 查询
• Twin. Query = 根据“关系”查询两个相关数据
• Dict. Actors = 为当事人选择一个ID 编码
• Dic. Action = 进入事件簿（很少使用）
• Gend/age = 性别／年龄
• Life cour. = 查看当事人生平
• Chron.sort = 按照年代排序事件
• Alph.sort = 按照名字首字母排序事件
• Technical = 技术（管理员使用）
• All field = 显示数据库结构
• 1280 = 分辨率
• 1400 = 分辨率
• Print = 打印
• Close = 关闭
• Lg. text =长数据显示模式
• Name = 姓名突出显示模式
• Action exp. = 扩展显示窗口
• Twin actors ＝显示p3\p4的ID编码
• Action/gr. = 以组的形式显示信息及显示外部文件
• Query Owc = ？
• Ballots = 投票形式显示？
• Group/at = 同Quary Owc
• Group main. = ？
• New group = ？
• Source II = 二手资料
• Source ar. = 档案资料
• Source I = 一手资料
• Ballots = 同21项
• Geography subsystem = 地理信息子系统
• Genealogy = 族谱
• Nvgcpus = 船只运动处理系统界面
• Cataom = 欧洲贵族系统名称
• Character = 属性子系统
• Array = 进入操作子系统界面
• Cd. Age = 根据年代显示事件当事人年龄
• Perm. Cd = 事件编码

• Exit = 退出
• Nw Query = 新检索
• Twin Query = 多重检索
• Doc. Check =?
• All. Fields = 显示数据库结构
• Mains Actions = 返回Mains Actions对话框
• Help = 帮助

• Nw Query = 新检索
• Actors id = 进入当事人ID编码库
• Twin Query = 多重检索
• Chron. Sort. = 按照年代排序事件
• Alph.Sort = 按照名字首字母排序事件
• All Fields = 显示数据库结构
• Previews layout = 前一界面
• Group. Mains =？
• Group. Actions =？
• Characters. = 属性子系统
• Actions Group= ？
• Main Actions = 返回Mains Actions 对话框
• Action Expanded = Main Actions 扩展对话框
• Twin Action = ？

Actions Main主界面由两个部分组成：

• 右边的大部分栏位负责处理给定当事人的数据。在Achoz的语汇学中，给定的当事人被称为P2。这是一个以当事人姓名栏位为开头的，占据了主界面右端绝大部分空间的栏位组。

• 界面左边的部分负责处理与当事人相关的人或物的数据。所有相关的人或物被称为P1。

在Actions Main的主界面中，文字输入栏被一些彩色的小方块分割开来。在数据更改的条件下，某些方块的颜色会发生改变，这是提示用户可以查看某些关于当事人的更具体的信息。（例如，Actions Main中某个当事人如果在族谱子系统中也就建立了数据，ID栏旁边的绿色方块就会变成红色）。这些小方块非常重要，它可以使用户前往关于当事人的不同的数据集合。

Set1

• 棕色 (Brown)= 与P2有关的文化产品（例如：论文、专著等）

• 红色 (Red)= 如果变红，可以进入P2的族谱子系统

• 绿色 (Green)= 未添加族谱数据

Set2

• 蓝色 (blue)= displays characters of P1 objects, when green, when blue, P1 has no descriptive characters

• 绿色 (light green)= P2的生平

• 红色 (pink)= 所有与P2有关的关系

• 紫色 (purple)=所有与P2有关的事件

点击菜单栏的“记录项”（Record menu）选择“添加新记录”（new record）或点击Ctrl +N，一个空白栏就会出现。此时，用户可以添加数据。一般情况下，添加数据的第一步是命名一个新的当事人（个人、公司或组织）。

在P2的栏位内添加当事人、个人或组织的名称。用户必须分清个人（individual）的ID编号和集体当事人(collective actors)的ID编号。有关ID编号设置的具体细节，看参看下一节。

在P2当事人的栏位内只能出现一个名字，其它与之相关的个人或记录都会出现在P1的栏位内。 Yet, an actor created as a related actor can exist in his/her own right. For this, you need to create him/her in the P2 fields while keeping the same ID.

只有一个例外。一个给定当事人的配偶必须在P2的栏位内生成，然而配偶必须获得一个ID编号以区别与给定当事人。

用户可根据需要，书写当事人的名字。但无论如何，最好按照当事人姓名的字母顺序进行排序。如果当事人是中国人，名字的顺序首先为拼音，其次是汉字。然而，Filemaker的搜索功能也提供了不适合字母排序的各种检索方式。一个当事人可能会有几个不同的名字，比如笔名或不同拼写系统中不同的书写方式。

如果当事人为中国人，请遵守下列个人或集体当事人的输入方法。

如果当事人是外国人，首先输入姓，其次输入名。例如Keswick John，应写作John Keswick。

中国人的名字应首先输入拼音，其次是汉字，并且按照中文的习惯输入。例如，Mao Zedong 而不是Zedong Mao。

同一个人也许会有很多名字（笔名、字、号等）在这种情况下，将其他一切名号写在方括号内[XXX]，不同名字间用分号隔开。例如：Zhang Jia’ao张嘉敖[Alias : Gongquan 公权]。姓名的全称只需要在第一次输入时出现，在其它记录中，只需要输入常用的名字，如：Zhang Jia’ao 张嘉敖。

每一个新生成的当事人必须有一个ID编码。这是用户在输入新当事人姓名后必须马上完成的设置。生成一个当事人的ID编码，需要点击菜单栏内的橙色按键“Dict. actors”。一个新的窗口会自动打开，在这个窗口内会列举出可用的空ID编号（“Empty. indiv. id”）。选择一个空ID，复制并将其粘贴到P2的ID栏位内。如果一个ID编码前没有“X”，说明这个ID是可用的。

事件（Action）栏位用于输入关于事件本身的数据，在这里用户将录入从各种历史文献中析出的历史信息。这看似一个十分简单地操作，但却需要花费最多的精力来思考，我们需要记录什么和怎样进行记录。这将涉及到解读、分析和总结历史数据。 TIP :对于数据信息单元的记录，ACTOZ并为规定标准格式。但我们建议遵循以下基本规则。 对事件的描述，最好用名词而不是动词动词：比如出生，用“birth”比“born”更合适；任命，用“appointment”比“appointed as”更合适。关于事件与发生的地点的记录，可用“birth in Shanghai”； “Opening of factory at 124 Nantong Road, Shanghai”。总而言之，应尽量让记录更直接和准确，并尽可能地接近事实。

指明事件发生的时间是录入数据的必须步骤。在“事件起始时间”（Action initial date）栏位记录事件开始的日期。它处于“事件”栏位的右侧。它的右侧是“事件结束时间”（Action final date）栏位，用于记录事件终止的日期。用户可能没有事件结束的日期，这很正常。但用户可以记住，有些事件的开始时间，可以作为前一个事件的结束时间。

ACTOZ系统拥有一个复杂和标准化的时间记录系统，用于处理精确或模糊的日期。这一系统需要学习，但它很友好。它最大的优势在于可以利用各种已录入的日期，自动计算出各种数据。（比如，某个事件发生时当事人的年龄）

aaaa=mm=dd， “a”=年; “m”=月; “d”=日。 如果知道具体的时间，可以采用以下记录办法： 例如，1860=05=13 代表1860年5月13日； 1953=12=12 代表1953年12月12日。

关于不确定的时间，可以采用以下记录方法： Month and day: “00=00”代表事件发生的年代已知, 但事件发生的月和日未知。

例如：1860=00=00 意味着事件发生在1860年的某一天.

Day= “00” 意味着事件发生的月份和年份已知，但发生在哪一天未知。 例如：1860=07=00 意味着事件发生在1860年7月的某天。

例如：1860-00-00 意味着事件发生在某个未知时间，但最晚不会晚于1860年。 1860-07-09 意即事件发生在不晚于1860年7月9日前的某天。

例如: 1860<00<00 意味着事件发生在1760年或者1760年前的某天，而且在1760年这一事件还在继续。1860<07<09意味着事件发生在1760年7月9日或者1760年7月9日前的某天，而且在这天 还能见到这一事件。

例如：1860>00>00 意味着某事件结束于1860年或晚于1860年的某天（1860年是可能的最早结束的事件）；事件在1760>07>09 在1760年7月9日，或之后的某天结束，(1760年7月9日是可能的事件结束最早的事件)。

Remarks field 被用于记录任何与事件有关的说明和备注。用户可以在这里记录信息来源，也可以是再次核对这条信息的提醒等。用户需要注意这一栏位的语法，因为被录入的信息可能会有其他用途。语法的基本规则是：“/文字”。用户可以使用任何词汇，但务必对内容作出明确限定。例如：/Source：SMA S440-1-12，是指明某条信息的出处；/Army: The gendarmes became the First independent division, then the 17th Division of the nationalist Army, 是对某条信息作出补充说明。 为了使Comment和参考文献自动建立联系，我们建议在Comment栏中添加说明以前，先在Bibliographie子系统在中生成一条相关记录。

与某个当事人相关的某个事件，可能还与另一个或其他几个当事人有关。这意味着在两个或多个当事人之间要建立起“关系”（relationship）。在ACTOZ的概念体系里，关系的本质被定义为“当事人X与当事人Y具有有种关系”，例如：Wang Baohong和Zhang Huimin是合作者（关系）。 在这种情况下，你可以采用两种互补的方法来记录关系。 首先，按照记录事件的一般方法在P2栏位中记录下当事人的姓名和事件内容，以便使关系的性质一目了然，例如Wang Baohong 和Yu Pingdi、Gu Fuqing一起创办《新闻报》”、“被袁世凯任命为都督”；“陈公博和廖仲恺见面”等。 其次，限定关系属性，并在P1的栏位内记录与另一当事人有关的信息。有三条信息必须输入：相关当事人的姓名、相关当事人的ID编码及关系属性。P1当事人信息输入的方式与P2类似。用户可以使用任何语言来定义关系，但必须简单明了，如：长官、祖父、同盟等。

建立“集合当事人”的步骤与建立一般当事人类似，唯一的区别在于ID编码的生成。当我们打开Actors dictionary生成ID编码时，个人ID编码集合会自动显示。此时，必须进入菜单栏，点击“Empty corp. id”，以进入集合当事人的ID编码集合。集合当事人的ID一般以“C”字母结尾，以表示它是一个集合当事人。在大多数情况下，集合当事人是指公司，但也可以被用于表示任何制度性团体，如贸易联盟、宗教团体和军事单位等。

输入与集合当事人有关的数据时，必须以集合当事人为主体，而不是集合当事人中的某个个人当事人。例如，《新闻报》与《大统报》（Datongbao）合并，这是一个既属于《新闻报》又属于《大统报》的事件。又比如，Wang Dahan出任《新闻报》的主编，这是属于他本人的事件，但同时也使属于《新闻报》的事件，将《新闻报》的ID编码输入P1的相应位置，会出现：

Xinwenbao Bao - 00000000C - director - Wang Dahan - 00000000 - “Wang Dahan takes over the directorship of the Xinwenbao” - Start date - End date - etc.

以上内容表示Wang Dahan出任《新闻报》主编的起始日期。这是一条被计入Wang Dahan个人信息的数据，但同时也会出现在《新闻报》的数据系统中。因为，这一事件已经用《新闻报》的ID编码与《新闻报》联系在一起。事件虽然只被输入了一次，但它会显示在两个地方。

文化物品是ACTOZ系统中的一个基本组成部分。所谓“文化物品”并非一个严格的定义，它包含一个广阔的范围，某种物品如果扮演传播文化的角色，或发挥着文化的作用，都可被视作文化物品。例如，一本书、一幅画或一种饰品都可被视为文化物品；同样，一份报纸也可以被视作文化物品（同时，它也可以像公司一样，被视为一种集合当事人）。在很多时候，你需要自己根据标准来判断某个物品是否文化物品。 将文化物品放置于一个独立单元的重要性在于它的探索性价值。一方面，它允许用户记录某个当事人的文化作品（个人或集合当事人）。更重要的是，有时某个文化物品会涉及多个当事人。图书就是一种典型的例子。一般情况下，一本书会有一个作者，一个出版单位，但有时也会有几个作者及序的作者，审查人员（个人或集合当事人），流通网络，在多次出版、重印的情况下，还会出现多个出版者等。一个唯一的文化物品ID就可以把多个当事人串联起来。

文化物品的创建，与创建关系的方法类似。首先，在P1的栏位内输入文化物品的名称（如书的标题）。其次，在ID编码栏位内输入一个ID编码：在Dict. actors 窗口内选择一个空白的ID编码，并复制到P1的ID编码栏中。文化物品的ID编码以L结尾，以显示其文化物品的属性。 在关系栏位内定义文化物品与当事人的关系属性。用户可以使用任何语言来进行这一操作，因为ACTOZ系统内没有专门的定义体系。关系的定义应尽可能使用简单、明了的词汇，例如：作者、出版人等。 问题：出版物能否即做为文化物品又作为参考文献？如果可以，是否需要输入两次？怎样将两者联系起来？ 每种出版物都可以被录入进参考文献子系统，唯一需要做的是， 赋予这个出版物一个ID编码。点击Actors Dic.进入文化物品的ID编码集合，选择一个空白ID，并在需要将当事人与文化物品连接的时候粘贴这个ID。

与文化物品类似，物品也是ACTOZ系统中的一个重要组成部分。物品与文化物品的区别体现在角色与价值，而不是它的内在属性。比如，首饰可以被视作文化物品也可能是一种普通商品。如果是后一种情况，它在ACTOZ内就属于物品一类。同时，一种物品可能同时附有多重属性。一份地籍、一座房子和一块土地所有权等，也可以被视作是物品。所有这种具有自己记录的东西，都必须被赋予一个ID编码。获取ID编码的方法，与其它类型相同，进入ID编码集合，选择空ID编码。如果需要将物品与当事人连接，把ID编码复制入相应栏位即可。物品ID编码一般以K结尾。

物品创建的方法与创建关系相同。在P1的栏位内输入物品的名称（例如：地籍、土地所有权），其次，添加物品ID编码。添加方法：点击“Empty object”进入OD编码集合，选择空ID，并复制黏贴。

• Command+N= 新建一条数据
• Command+E= 删除一条数据
• Command+F= 进入查询模式
• Command+B= 进入浏览模式
• Command+J= 显示全部数据
• Command+D= 复制一条数据

Command变为Ctrl，其余不变

• 建立Genealogy所需的关键信息：ID、出生日期、出生地点、死亡日期、死亡地点、性别；
• 在Genealogy中存在两个ID系统，Action的ID和Genealogy的ID，如果当事人十分著名或很重要，可以输入两个ID。否则，只需要输入Genealogy的ID。
• 生成Ego（当事人）信息。第一步，输入ID（在“actor.gene.id.”中生成，方法同Action）、姓名、出生年月、出生地点、性别等信息。如果缺乏ID、姓名及性别等信息，将无法生成其他亲属关系；
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• 生成父母信息。当Ego生成后，点击左侧黄色方框生成父亲的信息。点击该按键后，进入“actor.gene.id.”选择一个空白ID，复制并粘贴入该黄色方框旁的浅黄色对话框内，生成父亲的ID信息。完成后，可向操作界面顶端左侧的对话框内输入父亲的信息。生成母亲信息的方法与之相同。唯一的区别是，生成母亲信息的黄色方框在Ego对话框右侧。
• 
• 生成配偶。当Ego生成之后，点击左下侧小黄色方框进入生成配偶界面。需要输入配偶姓名，建立配偶ID，并输入出生日期（如果有）等信息。然后，点击左侧黄色长键，建立配偶关系。关系一旦建立，两者就形成一个共同体，新生成的配偶并未形成个人纪录，须点击对话框的右下端的红色小叉才能形成个人的记录；
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• 生成子女。Ego生成后，点击对话框左下角的黄色方框生成子女。进入生成界面后，填入各种必需信息。注意：系统自动生成子女的ID，无需手动添加。子女信息生成后，还需与父亲或母亲的信息连接。例如，生成子女的Ego是父亲，那子女生成后仅与父亲建立了联系，此时需要将母亲的ID与子女的信息连接起来。
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• 

• Family set= 家族关系
• Show. Union= ？
• Identification= 进入检索界面
• Main layout= 进入信息管理界面
• Actor Gene. ID= Genealogy 的ID编码簿
• Close= 关闭
• Actions Main= 返回Actions Main界面
• Help=帮助

• 关于人物生平的简介应尽量简单化、精确化，如政治家、商人、知识分子。
• 如果需填入的信息不全，如荣鸿元生子女三人，但妻子姓氏不详，可以xx代替。
• 如何删除错误人物。在主界面顶端点击Main Layout。进入新的界面后，点击需要删除的人物，点击“Ctrl+E”删除该人物。经过这一操作，ID.系统内的数据也会自动删除。
• 关于Family set。点击该按键后会出现一个对话框，让用户输入显示家庭关系的等级，例如1级、2级等。1级家庭关系包括的范围为：

根据法国图书管理标准，ACTOZ提供了一个完整的文献资料管理系统。这一系统包含多个需要填入信息的栏位，但没有必要将所有信息都填入其中。用户只需根据需求，在遵守系统录入标准的前提下输入必要信息。 ACTOZ的主界面有三种按键用于创建文献资料记录:

• 档案文献：“Source ar.”键
• 一手资料：“Source I°” 键
• 二手资料：“Source II°”键

点击每一种按键都会开启一个新德数据输入窗口，以创建文献资料记录。一旦记录生成，它会获得一个ID编码，以连接数据库内的其他信息。 当用户常见文件资料记录时，无论哪种类型的资料，都必须赋予它一个类型编码（proper code），以定义资料的类型。用户可以在主菜单栏的滚动条内找到不同类型的编码。它们被分为A, B, C, W四类，以区别不同类型的资料。

• A - Archive：被用于定义档案文献；
• B - Secondary：代表来自于二手文献的信息。用户可以使用不同菜单定义不同不同类型二手文献的属性；
• C - Article：代表来自论文的信息；
• C - Tract XXXX ；
• C - Insert XXXX ；
• C - Manuscript: 来自手稿的信息；
• C – Periodical：来自期刊的信息；
• C - Book: 来自图书的信息；
• W - Portal: 来自网络的信息，例如维基百科、百度等。

这一部分主要的内容是关于档案文献。这一系列可以用于记录个人档案文献，也可以用于记录系列档案、档案合集以及盒装档案。档案文献的信息的输入务必需要做到完整和精确。 用户可点击“Source ar.”（橙色系列）进入档案文献信息输入界面。顶端的目录框内按键具有以下功能：

• 输出已存储的档案文献信息：“Sort ref.”
• 转入一手文献输入界面（见下文）
• 转入二手文献输入界面（见下文）
• 转入影视文献输入界面（目前无法使用）
• 以列表形式输出已储存的档案文献信息：“List”
• 浏览文献系统内所有栏位：“All fields”（限高级用户使用）
• 开始编码档案文献：“Perm. coding”

无论用户进入哪一个子界面，只需点击“Main”即可返回文献系统主界面。

档案文献系统包含以下几项：

输入档案索引应按照以下步骤：首先输入档案馆名称的缩写（如上海档案馆缩写为SMA）,其次输入档案编号，再次在方括号内输入档案馆全称。 如：SMA S440-1-12 [Shanghai Municipal Archives] UKNA WO/2345/123 [United Kingdom National Archives] 注意：ACTOZ系统使用“/”作为分隔符合。 为了使用的便利，也为了保证数据库的连贯性，我们建立了以下档案馆名称的缩写表：

• 上海市档案馆 : SMA
• 法国外交档案馆（巴黎分部） : MAEP
• 法国外交档案馆（南特分部）: MAEN
• 法国外交档案馆（艾克斯分部）: MAEA
• 美国国家档案馆: NARA
• 英国国家档案馆: UKNA
• 美国国会图书馆: LOC
• 南京第二历史档案馆: NN2A
• 北京第一历史档案馆: BN1A

形成档案的个人或组织（包括部门、分部等）

形成档案内容或数据的个人或组织

公历制档案形成时间（必填），如果是系列档案，填入最早一份档案的生成时间

档案形成时间（非公历制），如：民國17年; 乾隆17年; 同治3年

公历制档案结束时间（必填），如果是系列档案，填入最后一份档案的生成时间

档案结束时间（非公历制）

填入相关附属信息，如系列档案文献可以填入页、章、数字或卷数

档案所属系列

如果档案具有标题，即填入档案标题。如果没有或者无法识别，请填入最可能的标题或描述。 右侧栏

档案大小，只能填入“厘米”。

Indicate here when you know to whom/which organization the data contained in the document was sent to.

Bibliographical class

在档案信息子系统，文件分类会自动显示为“A-archive”，如果没有显示，请滑动目录，选择“A-archive”。这一规则适用于所有文献系统。

这一栏位非常重要。用户可以在这里建立一个与数据库内其他记录的连接索引。这里索引必须剪短而精确。为了避免输入错误，建议用户使用“复制/粘贴”的方式完成。ACTOZ系统会自动识别这一编号并与先关记录自动建立连接。

使用简单明了的词汇

文献概述

这一部分涵盖文件作者所使用的一手文献，包括专著、学术文章或学术论文等，但并不包括作者本人的观点与看法。用户可以尽可能详细的填入所需信息，但至少要包括以下几项：作者名称、文件标题、出版地点、出版社、出版日期（日期不详者或来自网络的信息除外） 这一界面与“secondary materials”（二手资料）的界面有所不同。它包含了一个将一手资料与“actions/actors”系统连接起来的链接。这一链接可以在“Actions”子系统中，将一手资料所涉及的文件，作为“cultural actors”，这将有助于建立起一个文献索引网络。注意：在这一部分我们所要输入的不是文献，而是文献的版本信息。 “Primary documents”包括以下几个栏位：

自动编码

这一栏位非常重要。用户可以在这里建立一个与数据库内其他记录的连接索引。一个有中文或西文字母写成的字符串，由作者本人定义，用于将文献或文本信息与ACTOZ系统的其他记录连接起来。

在这一栏位内，用户可以定义文件类型，共有9种选项：

• A - Archive: 档案
• B - Secondary: 二手文献，用户可根据以下选项进行具体定义：
• C - Article: 学术期刊
• C - Tract: 小册子
• C - Insert: 已出版图书的一部分
• C - Manuscript: 手稿
• C - Periodical: 期刊
• C - Book: 书籍
• W - Portal: 网络资源，如维基百科，百度等

文献编码可以将任何版本的文献或文档视作文化物品。同一文献的不同版本将共享一个文献编码。为了获得文献编码，可以点击“Dict. actors”键，系统会自动弹出一个新的窗口。点击“Empty cult. obj.”，选择第一个可以编码，然后复制粘贴。

用于特殊文献编码的栏位. （高级选项）

文献生产者(俗称作者)

文献生产者的ID编码，如果作者已经作为当事人输入Actions Main的子系统。

Name of the author if it is different from the person in charge of producing the document, as worded in the described edition.

作者的ID编码，如果作者已经作为当事人输入Actions Main的子系统。

标题，以版权页上的内容为准

文件全称, 只在“stems”中使用 (不用于中文资料).

出版社名称，以版权页上的内容为准

出版社标准名称

出版地标准名称

出版地名称，以版权页上的内容为准

出版地点的GIS坐标。ACTOZ使用“全球历史地理系统”(the Universal Historical Geographic system，UHGS)可以有效而快速地进行地理地位。（参看帮助）

出版时间，以版权页上的内容为准

标准出版时间

编辑多卷本文件，填入作者姓名和文件名称

期刊名称

文件的图书馆或档案馆编码 (非必填)

文件出版时间

文献语言，以版权页上的内容为准

翻译，以版权页上的内容为准

原著语言，以版权页上的内容为准

Click on this button to display under the same layout all the records of the Sources subsystem with the same publishing status as the current one.

卷数，以版权页上的内容为准

文件属性，共有10各选项：

• ON: 原始文件
• ONE: 知识产权人所在国家以外出版的原始文件
• OR: 复制版
• ORE: 知识产权人所在国家以外出版的复制版
• TN: 新翻译版
• TR: 翻译复制版
• UN: 不用于中国
• UR: 不用于中国
• VN: 不用于中国
• VR : 不用于中国

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文献页数，如：XVIII p. + 25 h + 523 p.

文献总页数，以XVIII p. + 25 h + 523 p. = 566 (= 18 + 25 + 523)

文件规格，以版权页为准 (非必填)

用户关于记录的标记或备注 (非必填)

文件结构，例如：导论、参看文献列表、审查、文本、目录等 (非必填)

文献永久编码（高级选项）

系列文献的长索引。如果用户输入的文献是某个系列文献的组成部分

点击这一按钮可以在当前界面内显示文献所属系列的全部记录。如果该文献是某个系列文献的组成部分

系列文献的编码。如果用户输入的文献是某个系列文献的组成部分

用户的对于文献或已存入数据库的相关数据的评价

文献保存地点

P1的姓名

P1在Dict. actors.中的编码

P3在Dict. actors.中的编码

点击P3一侧的橙色按键可以显示所有事件子系统中与P3相关的事件。

在Actions主界面中设定P1与P3的关系。此处只能使用名词。

在事件子系统中建立一个连接与当前文献相连。

点击P4一侧的橙色按键可以显示所有事件子系统中与P3相关的事件。

P4在Dict. actors.中的编码

P2在Dict. actors.中的编码

P2的姓名

点击P2一侧的橙色按键可以显示所有事件子系统中与P2相关的事件。

当前版本编码

同“Main Actions”界面

从系列文献转入用以文献的某个版本。（高级用户）

同“Main Actions”界面

同“Main Actions”界面 ==== Edition identifier 记录编码，在Actions子系统中设置。

与当前文献相关的任何事件

同“Main Actions”界面

同“Main Actions”

文化物品编码，在Actions子系统中设置

与当前文献相关的任何事件

关于当前文献的任何评价和备注。

摘要

ID编码

文献编码

A list of the texts the collection is composed of.

这一部分涵盖二手文献，包括：专著、学术文章、学位论文。用户可以尽可能详细的填入所需信息，但至少要包括以下几项：作者名称、文件标题、出版地点、出版社、出版日期（信息不详者除外） 关于中文出版物信息的输入，请参看 “Toolbox for Virtual Cities”中的“Bibliography”一节。 二手文献包括以下几项：

作者姓名

自动编码

这一栏位非常重要。用户可以在这里建立一个与数据库内其他记录的连接索引。一个有中文或西文字母写成的字符串，由作者本人定义，用于将文献或文本信息与ACTOZ系统的其他记录连接起来。

文件类型，共9个选项：

• A - Archive: 档案
• B - Secondary: 二手文献，用户可根据以下选项进行具体定义：
• C - Article: 学术期刊
• C - Tract: 小册子
• C - Insert: 已出版图书的一部分
• C - Manuscript: 手稿
• C - Periodical: 期刊
• C - Book: 书籍
• W - Portal: 网络资源，如维基百科，百度等

唯一可以使用的选项只有B - Secondary 和W - Portal

填入文件名称，如果文件本身没有名称，可采用其他定义方式，如：维基百科

编辑多卷本文件，填入作者姓名和文件名称

期刊名称

文件的图书馆或档案馆编码 (非必填)

文件的出版时间

出版机构名称

出版地，填入出版城市即可。如果存在多个出版地，可用“/”隔开，如：London/New York

(非必填) 如果用户需要指出文献的参考年代（非出版年代），可以世纪文单位进行输入，如19，20,21以逗号隔开。

卷数、页数、版本标号等或其他一些关于文献的描述

非必填

文件的ISBN 或 ISSN编码 (非必填)

名词并用“，”号隔开

文件中出现的人物的名称 (非必填)

文件摘要 (非必填)